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¿Cómo implementar una PMO?

Actualizado: 31 ene

En la actualidad existen muchas empresas que desean implementar una PMO. Para hacerlo vamos primero a repasar varios puntos importantes:


  1. ¿Qué es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal que produce un bien, producto o servicio único.

  2. ¿Qué es un Programa? Es un conjunto de proyectos, que nos permite agruparlos para lograr economías de escala

  3. ¿Qué es un Portafolio? Es un conjunto de proyectos y programas, que se agrupan para establecer una estrategia y poder abordarlos de una manera sistemática.

  4. ¿Qué es una PMO? Una PMO es una Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office. Y se dedica a establecer guías, procedimientos y estrategias para coordinar el manejo de un portafolio de proyectos.

  5. ¿Qué tipos de PMO existen y cómo se pueden implementar? Podemos catalogarlas en dos grandes tipos:

    1. PMO de Estrategia: Existe en la mayoría de las grandes empresas, la PMO se alinea con la estrategia que se va a seguir, y los proyectos se van priorizando en base a esa o esas estrategias. Esto puede ser por costo, por proyecto necesario, por proyectos que aceleran el crecimiento, etc.

    2. PMO de Empresas Consultoras: Es la PMO que existe en empresas que su razón de ser es manejar proyectos (empresas de construcción, empresas de mercadeo digital, empresas de desarrollo de software, etc.) Este tipo de PMO tiene la particularidad que va a trabajar todos los proyectos que se hayan vendido, por lo que a veces nos enfrentamos al problema de que tenemos muchos proyectos y pocos recursos.


Implementación de una PMO de Estrategia:

El implementar una PMO de Estrategia implica manejarla como un proyecto, por lo que tenemos que tener un Patrocinador y múltiples interesados. Dentro de los interesados serán gerentes dentro de la empresa que tienen cada uno diferentes intereses específicos.


La PMO se implementará con cierto alcance específico. Este alcance lo estaremos estableciendo a través de encuestas que enviaremos a los diferentes departamentos sobre lo que consideran mas importante de implementar en cierto periodo de tiempo (se recomiendan de 3-6 meses).


Ya que tenemos ese alcance establecido, se procede a planear las actividades para poder tenerlo implementado.


Una vez que se estableció el plan y se ejecutó pasamos a la parte de validar con una encuesta a los mismos interesados si la PMO esta respondiendo a los intereses.


Dentro del análisis es muy importante establecer los criterios para determinar qué proyectos "se apagan" y cuales se "encienden". Para poder estar alineados al 100% con la estrategia de la organización.


En PM-World tenemos un curso sobre la Implementación de una PMO que puede ayudarte a implementarla.



Implementación de una PMO de Empresas Consultoras:


Una empresa de consultoría es la que su razón de ser es realizar proyectos, debido a esto difiere un poco de una PMO estratégica, ya que en una PMO estratégica decidimos que proyectos estaremos manejando en un periodo de tiempo específico. Sin embargo en una PMO de empresa de consultoría, tenemos que realizar todos los proyectos que se hayan vendido.


Esto nos lleva a que tenemos que ir viendo con el área de ventas, cual es su pipeline de proyectos que se venderán y cual es su probabilidad. En base a eso decidimos la cantidad de personal necesario al corto, mediano y largo plazo.


Adicionalmente se maneja un dashboard en el cual están todos los proyectos con la información mas relevante. Dentro de esta, hay dos indicadores claves que nos dicen la salud del proyecto, estos son el alcance planeado y el alcance ejecutado (en porcentaje) y las horas planeadas y las horas ejecutadas (en porcentaje). Con estos dos sabemos si el proyecto va bien o no. Si difieren mucho requieren de una atención especifica.




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